الانتقال إلى المحتوى

الخدمات اللوجستية

من الطلب حتى التسليم، لكل فرع

في ENTEK Corporate، يطلب كل فرع ما يسمح له بشرائه فقط، وتجتمع الطلبات كلها في مكان واحد، ويرافق كل تسليم رمز إثبات وملف PDF لإثبات التسليم. وفي ENTEK Supplier، يجهز المورد أسطوله وسائقيه ومناطق التوصيل، ثم ينقل الطلب إلى «تم التسليم» ويغلقه برمز العميل.

رمز الإثبات
رمز من 6 أرقام يصدر مع كل طلب جديد
شاشات الطلبات
متتبع الطلبات، والخريطة اللحظية، والطلبات المتكررة، وإثبات التسليم
مناطق التوصيل
لكل منطقة يغطيها المورد رسوم توصيل خاصة بها وحد أدنى للطلب
تحديث الخريطة
كل 1 أو 5 أو 10 أو 30 دقيقة، أو يدويا

المسار من أوله إلى آخره

  1. 01تحديد قواعد التوصيل لكل فرع
  2. 02تخصيص المنتجات للفروع
  3. 03إنشاء الطلب
  4. 04تعيين المورد للسائق
  5. 05متابعة الطلب
  6. 06مشاركة الرمز عند الاستلام
  7. 07تنزيل ملف إثبات التسليم PDF
01

تجهيز الفروع للتوصيل

مالك الشركة أو مسؤول النظام في ENTEK Corporate

كل طلب يتجه إلى فرع بعينه. ولا يستطيع الفرع أن يطلب قبل أن يكون له موقع دقيق، وقواعد توصيل، وقائمة بالمنتجات المسموح له بشرائها.

  1. إضافة الفرع وموقعه

    من إدارة الفروع تضغط إضافة فرع، ثم تكتب اسم الفرع ونوعه وتحدد موقعه على الخريطة. واسم الفاتورة وعنوانها مطلوبان بالعربية والإنجليزية.

    إضافة الفرع وموقعه
  2. تحديد قواعد التوصيل

    في إرشادات التنفيذ تضيف قيود السائق وساعات العمل والمركبة، وفي الملاحظات الإضافية تكتب ما يلزم لدخول الموقع. بهذه القواعد يعرف فريق التوصيل متى يستقبل الموقع البضائع وكيف.

  3. تحديد ما يحق للفرع طلبه

    من صفحة تخصيص المنتجات للفروع تختار الفرع وتضغط تخصيص المنتجات، فتخصص مثلا الديزل للمصنع وغاز LPG للمطبخ. وبعدها لا يطلب الفرع إلا هذه المنتجات.

  4. ربط كل موظف بفرعه

    في تعيين الموظفين تربط كل مستخدم بفرع واحد أو أكثر. والمستخدم المرتبط بفروع محددة لا يرى الطلبات ولا يطلب إلا لهذه الفروع.

    ربط كل موظف بفرعه

قاعدة المنتجات التي تظهر لك عند الطلب تحددها منطقة التوصيل التي يقع فيها الفرع. وإذا ظهرت رسالة «لا توجد منتجات متاحة لهذه المنطقة»، فلا يوجد مورد يغطي هذا الموقع حتى الآن.

نصيحة مواقعك كثيرة؟ الرفع الجماعي للفروع يغنيك عن إضافتها واحدا واحدا.

قيد حالي عدد الفروع حسب باقتك، والباقة المجانية تتيح 5 فروع.

02

إنشاء طلب لأحد الفروع

موظفو الطلبات ومديرو الفروع ومسؤولو النظام في ENTEK Corporate

صفحة الطلب الجديد نموذج واحد يضم الفرع والمنتجات وتاريخ التوصيل والدفع، ثم التأكيد. ويمكنك أيضا أن تجعل الطلب يتكرر وفق جدول زمني.

  1. اختيار الفرع المستلم

    من الطلبات ثم طلب جديد تختار الفرع، فيظهر موقع التوصيل، وتظهر المنتجات المتاحة في منطقة الفرع. وإن لم تجد الفرع، فزر إضافة فرع يفتح لك نموذجا قصيرا.

    اختيار الفرع المستلم
  2. إضافة المنتجات والكميات

    تبحث عن المنتجات أو تصفيها حسب الفئة أو المورد أو السعر، ثم تضيف ما تحتاجه وتحدد كمياته. وكل إضافة تظهر فورا في بنود الطلب وملخص الدفع، مع ضريبة القيمة المضافة والإجمالي.

  3. تحديد تفاصيل التوصيل

    في هذه الخطوة تختار التاريخ والفترة المفضلين للتوصيل، ومن سيوقع على الاستلام، وأي تعليمات خاصة للسائق.

  4. اختيار طريقة الدفع

    أمامك ثلاثة خيارات: نقدا (الدفع عند الاستلام)، أو الرصيد (محفظة الشركة)، أو بطاقة ائتمان. وعند اختيار البطاقة، تفتح بعد إنشاء الطلب صفحة دفع آمنة مستضافة في تبويب جديد.

  5. تأكيد الطلب

    عند الضغط على إنشاء الطلب يراجع الخادم السعر مرة أخرى قبل قبوله، ثم يظهر الطلب في متتبع الطلبات ومعه رمز إثبات التسليم.

  6. جعل الطلب متكررا (اختياري)

    يمكنك تفعيل خيار الطلب المتكرر في نموذج الطلب الجديد، أو فتح الطلبات المتكررة والضغط على إنشاء طلب متكرر لتبني قالبا من طلباتك السابقة. ويعرض كل قالب معدل تكراره، كأن يكون كل أسبوع، وحالته، وموعد التوصيل القادم.

    جعل الطلب متكررا (اختياري)

قيد حالي الفترات الزمنية قائمة ثابتة، مدة كل فترة منها ساعتان، من 06:00 صباحا حتى 10:00 مساء، وهي نفسها لكل الفروع وكل التواريخ. اختيارك للفترة يسجل تفضيلك فقط، دون التحقق من سعة التوصيل.

قاعدة الدفع بالبطاقة متاح للطلبات بالريال السعودي SAR فقط. أما الدفع من الرصيد فيشترط أن تكون عملة الطلب هي عملة المحفظة نفسها.

نصيحة طلبات سلة السوق الإلكتروني تظهر هي الأخرى في متتبع الطلبات والخريطة اللحظية وإثبات التسليم.

قيد حالي الطلبات المتكررة جاهزة وتعمل بجدول على الخادم، لكن لم يثبت بعد تشغيلها فعليا مع أي عميل.

03

متابعة الطلبات وحالاتها

فرق العمليات ومديرو الفروع وفريق المالية في ENTEK Corporate

متتبع الطلبات والخريطة اللحظية وإثبات التسليم تعرض الطلبات نفسها وبالأعداد نفسها. التفاصيل تجدها في المتتبع، والمواقع على الخريطة.

  1. فتح متتبع الطلبات

    في الأعلى بطاقات تعرض إجمالي الطلبات، والمؤكد منها، وما تم تسليمه، والمعلق. وتحتها جدول بكل طلب: المنتج، والسعر، والحالة، وحالة الشحن، وحالة الدفع، وموقع التوصيل، والتاريخ المفضل، والفرع، وهل الطلب متكرر.

    فتح متتبع الطلبات
  2. تصفية الطلبات وتصديرها

    يمكنك تصفية الطلبات حسب الحالة، ونوع الدفع، وحالة الدفع، والمصدر (الموقع أو السوق الإلكتروني)، والفترة الزمنية. وزر تصدير CSV ينزل كل الطلبات المطابقة، لا الصفحة الظاهرة وحدها.

  3. فتح تفاصيل الطلب

    زر عرض التفاصيل يفتح الطلب بحالته ومنتجاته وبيانات الشحن والدفع ورمز إثبات التسليم. ومن هناك تطبع الطلب أو تشاركه، أو تعرض إثبات التسليم، أو تتواصل مع الدعم، أو تلغي الطلب.

  4. متابعة الطلبات على الخريطة اللحظية

    تعرض الخريطة اللحظية الطلبات على خرائط Google، وتجمع المتقارب منها في مجموعة واحدة. في كل بطاقة المنتج، والعنوان، وشرط Incoterm، وطريقة الدفع، وحالة السداد، والإجمالي. وبالضغط على العلامة أو البطاقة تبرز أمامك، ومنها تفتح الطلب في متتبع الطلبات.

    متابعة الطلبات على الخريطة اللحظية
  5. معنى كل حالة

    تنتقل حالة الطلب من «معلق» إلى «مؤكد» ثم «تم التسليم»، أو إلى «ملغي». أما حالة الشحن فتعكس جانب التوصيل، مثل «مقبول»، وتبين حالة الدفع هل الطلب «مدفوع» أو «غير مدفوع».

قيد حالي لا تعرض الخريطة اللحظية وقت آخر تحديث لكل موقع، فالعلامة التي لم تتحرك منذ فترة تبدو تماما كالعلامة المحدثة للتو.

قيد حالي لا تنعكس كل تغييرات الحالة التي يجريها المورد على ENTEK Corporate حتى الآن. إذا بدت لك حالة قديمة، فتواصل مع المورد.

نصيحة يتجدد عرض الخريطة كل 1 أو 5 أو 10 أو 30 دقيقة حسب اختيارك، وبزر تحديث تحدثها متى شئت.

04

الاستلام ورمز الإثبات وإثبات التسليم

الموظف المستلم للبضائع، وفرق العمليات والمالية في ENTEK Corporate، وموظفو المورد في ENTEK Supplier

لكل طلب رمز إثبات تسليم من 6 أرقام، لا يعطيه موظفوك للسائق إلا بعد وصول البضائع. ولكل تسليم سجل إثبات وملف PDF محفوظان.

  1. استلام الرمز بالبريد الإلكتروني

    بمجرد إنشاء الطلب، يصل إلى الموظف المسؤول بريد إلكتروني فيه بنود الطلب والرمز، ومعه تنبيه: «لا تشارك الرمز إلا عند التسليم».

  2. عرض الرمز أو إعادة إرساله

    تجد الرمز أيضا في تفاصيل الطلب داخل متتبع الطلبات. وزر إعادة إرسال الرمز يرسل الرمز نفسه بالبريد مرة أخرى، ولا ينشئ رمزا جديدا.

  3. مشاركة الرمز عند الاستلام

    تفحص البضائع أولا، فإذا اكتمل التسليم وجاء مطابقا تعطي الرمز للسائق.

  4. إغلاق المورد للطلب بالرمز

    في ENTEK Supplier، لا يتحول الطلب إلى «تم التسليم» إلا بعد تعيين سائق له. وإن كان للطلب رمز إثبات، فعلى المورد أن يدخل رمز العميل ليحوله إلى «تم التسليم».

  5. فتح صفحة إثبات التسليم

    تعرض صفحة إثبات التسليم إجمالي التسليمات، والمكتمل منها، والمعلق، والملغى، ومعها جدول فيه رقم الإثبات، ومرجع الطلب، وتاريخ التسليم، والحالة، واسم المستلم، والمستندات.

    فتح صفحة إثبات التسليم
  6. تنزيل ملف إثبات التسليم PDF

    زر عرض التفاصيل يفتح سجل التسليم، وزر تحميل PDF ينشئ ملفا بالهوية التجارية يضم مرجع الطلب، وتاريخ التسليم، واسم المستلم، والموقع، والمنتجات وكمياتها، واسم السائق ورقم جواله، ونوع الدفع وحالته، ورقم الفاتورة، والفرع، وأي مستندات مرفقة.

قاعدة لا تشارك الرمز إلا بعد تسليم البضائع وفحصها، فأي شخص يملك الرمز يستطيع إغلاق الطلب به.

قيد حالي الرمز لا ينتهي، ولا يسجل عليه أنه استخدم، ولا حد لعدد محاولات إدخاله. فهو خطوة في الاستلام، وليس توقيعا.

قيد حالي عند التسليم، لا يمكن التقاط صور أو توقيعات أو موقع GPS في ENTEK Supplier، لذا قد تبقى حقول التوقيع والصور في إثبات التسليم فارغة.

05

إعداد التوصيل لدى المورد في ENTEK Supplier

مالك حساب المورد أو فريق الخدمات اللوجستية في ENTEK Supplier

يوصل المورد طلباته بأسطوله، أو عبر وكلاء الشحن الذين يتعامل معهم، أو يتيح الاستلام من مستودعه. وتجد ذلك كله في الإعداد، ثم الخدمات اللوجستية والشحن.

  1. إنشاء الأسطول

    في قسم الأسطول الخاص تفتح أساطيل التوصيل وتنشئ أسطولا، وتحدد مديره والحد الأقصى لعدد مركباته.

  2. إضافة المركبات

    في المركبات تضيف كل مركبة بنوعها وسعتها، وتربطها بأسطول. ويمكنك إضافتها دفعة واحدة بالرفع الجماعي.

    إضافة المركبات
  3. إضافة السائقين

    في السائقين تضيف كل سائق برقم جواله والمركبة المخصصة له وحالة توفره. ولا يتحول أي طلب إلى «تم التسليم» قبل تعيين سائق له.

  4. رسم مناطق التوصيل

    في مناطق التوصيل تضغط إضافة منطقة وترسم حدودها على الخريطة، ثم تحدد لكل منطقة رسوم التوصيل والحد الأدنى لقيمة الطلب. وبذلك تظهر منتجاتك لفروع الشركات الواقعة داخلها.

    رسم مناطق التوصيل
  5. تسعير المنتجات لكل منطقة

    في التسعير تربط كل منتج بمناطق التوصيل والمركبات، وتحدد سعره في كل منطقة. وتمر تغييرات أسعار المناطق على قائمة موافقات مستقلة.

    تسعير المنتجات لكل منطقة
  6. إضافة وكلاء الشحن والمستودعات

    في شركات الشحن تضيف وكلاء الشحن البحري أو الجوي أو البري الذين تتعامل معهم، وتربطهم بالمنتجات الثقيلة أو السائبة. وفي المستودعات تضيف مواقع الاستلام للتسليم بشرط Ex Works أو FCA.

    إضافة وكلاء الشحن والمستودعات

قيد حالي شركات الشحن السريع (Aramex وDHL Express وFedEx وSMSA Express) تظهر حاليا بعبارة «قريبا». وإلى أن تتاح، يبقى التوصيل بأسطولك أو بوكلاء الشحن الذين تتعامل معهم.

قيد حالي لا يوجد في ENTEK Supplier حاليا تتبع لحظي عبر GPS، ولا تخطيط للمسارات، ولا صيانة للمركبات.

نصيحة الأساطيل والمركبات والسائقون والمناطق، كلها تقبل الرفع الجماعي.

06

تنفيذ الطلبات وتقييماتها لدى المورد

فريق الطلبات والخدمات اللوجستية لدى المورد في ENTEK Supplier

الطلبات التي تنشئها الشركات في ENTEK Corporate تصل إلى ENTEK Supplier تلقائيا. ويتولى المورد تسعير التوصيل متى طلبه المشتري، ونقل الطلب بين حالاته، وتعيين السائق، ومراجعة تقييمات العملاء.

  1. استلام الطلب

    تعرض إدارة الطلبات كل طلب بعميله ومنتجاته وإجماليه وحالة توصيله وحالة دفعه وطريقته وتاريخه وأولويته. ويمكنك تصفية القائمة حسب المتجر أو العميل أو حالة الدفع أو الأولوية أو المصدر أو التاريخ، أو تصديرها.

    استلام الطلب
  2. تسعير التوصيل عند طلب العميل

    إذا طلب المشتري عرض سعر للتوصيل، يظهر الطلب بحالة «يحتاج مراجعة لوجستية». وعندها تقدم عرضك بالسعر والمركبة أو الخيار المناسب وتاريخ انتهاء صلاحيته، فيتحول الطلب إلى «بانتظار اختيار المشتري» إلى أن يختار.

  3. تحديث حالة الطلب وتعيين السائق

    تنقل الحالة من «معلق» إلى «قيد المعالجة» ثم «قيد التجهيز» ثم «تم الشحن» ثم «تم التسليم»، أو إلى «ملغي». وقبل التسليم تعين سائقا من أسطولك.

  4. إغلاق الطلب برمز العميل

    عند الاستلام، يعطي العميل الرمز للسائق، فتدخله أنت لتحويل الطلب إلى «تم التسليم». بعدها يمكنك إرسال فاتورتك على الطلب.

  5. مراجعة تقييمات الطلبات

    تعرض صفحة تقييم الطلبات لكل متجر متوسط التقييم، وتوزيع التقييمات، والانطباع العام، وأحدث التعليقات، وأكثر المواضيع تكرارا.

قيد حالي طلبات تسعير التوصيل القادمة من ENTEK Corporate لا تصل دائما بشكل صحيح حاليا، وقد يبقى بعض الطلبات عالقا عند «يحتاج مراجعة لوجستية».

قيد حالي صفحة تتبع الشحنات لا تعرض حتى الآن الشحنات الناتجة عن الطلبات، وليس فيها خريطة لحظية. لذا تبقى متابعة الحالة من إدارة الطلبات.

قيد حالي مؤشرات الاتجاه في إدارة الطلبات وتقييم الطلبات قيم ثابتة، فلا تقرأها على أنها اتجاهات حقيقية.

··

توزيع المهام

الدورالصلاحيات
مالك الشركة أو مسؤول النظام (ENTEK Corporate)يضيف الفروع وقواعد توصيلها، ويخصص المنتجات والموظفين لكل فرع، ويطلع على جميع الطلبات.
موظف مرتبط بفرع (ENTEK Corporate)لا ينشئ الطلبات ولا يتابعها إلا للفروع المسندة إليه.
موظف الاستلام (ENTEK Corporate)يصله رمز الإثبات بالبريد الإلكتروني، فيفحص البضائع، ثم يعطي الرمز للسائق عند الاستلام.
موظف المالية (ENTEK Corporate)يصفي الطلبات حسب نوع الدفع وحالته، ويصدر ملفات CSV، وينزل ملفات إثبات التسليم PDF لمطابقة الحسابات.
فريق الطلبات والخدمات اللوجستية لدى المورد (ENTEK Supplier)يدير الأساطيل والمركبات والسائقين والمناطق ووكلاء الشحن والمستودعات، ويقدم أسعار التوصيل، وينقل الطلب بين حالاته، ويعين السائقين، ويدخل رمز العميل.
السائقمجرد سجل ضمن أسطول المورد. يوصل البضائع ويأخذ الرمز من العميل، ثم يدخل موظفو المورد الرمز في ENTEK Supplier.
··

الأسئلة الشائعة

  • هل يعني اختيار الفترة الزمنية أنها محجوزة لي؟

    لا. الفترات الزمنية قائمة ثابتة، مدة كل منها ساعتان، واختيارك لإحداها يسجل الوقت الذي تفضله فقط، دون التحقق من سعة التوصيل. أما القيود الفعلية فتضعها في ساعات عمل الفرع والتعليمات الخاصة.

  • ما فائدة رمز إثبات التسليم؟

    رمز من 6 أرقام يصدر مع كل طلب. لا يعطيه موظفوك للسائق إلا بعد وصول البضائع، ثم يدخله المورد ليغلق الطلب بحالة «تم التسليم». الرمز لا ينتهي، وليس توقيعا.

  • لم يصلني بريد الرمز، فماذا أفعل؟

    تجد الرمز في تفاصيل الطلب داخل متتبع الطلبات، وزر إعادة إرسال الرمز يرسل الرمز نفسه بالبريد الإلكتروني مرة أخرى.

  • لماذا لا تظهر أي منتجات لفرعي في الطلب الجديد؟

    المنتجات تتبع موقع الفرع. فإذا لم يكن الفرع داخل منطقة توصيل لأي مورد، أو لم تخصص له منتجات، تبقى القائمة فارغة.

  • هل يتضمن ملف إثبات التسليم PDF صورة وتوقيعا؟

    في الملف حقول لاسم المستلم والمستندات والصور. لكن التقاط الصور أو التوقيعات عند التسليم غير متاح في ENTEK Supplier، لذا قد تبقى هذه الحقول فارغة.

  • ما مدى حداثة بيانات الخريطة اللحظية؟

    تتحدث الخريطة كل 1 أو 5 أو 10 أو 30 دقيقة، أو متى ضغطت تحديث. لكنها لا تعرض وقت آخر تحديث لكل موقع.

  • هل يستطيع الموردون الشحن عبر Aramex أو DHL أو FedEx أو SMSA؟

    ليس بعد، فهذه الشركات تظهر بعبارة «قريبا». ويعتمد الموردون حاليا على أساطيلهم، أو وكلاء الشحن الذين يتعاملون معهم، أو الاستلام من المستودع.

المزيد في التشغيل