الانتقال إلى المحتوى
ENTEK.AI

المشتريات

من طلب عرض السعر إلى أمر الشراء، مع مسار موافقات في كل خطوة

في ENTEK Corporate يكتب المشتري طلب عرض سعر منظما، ويمرره على مسار الاعتماد الداخلي في شركته، ثم يرسله إلى الموردين. وفي ENTEK Supplier يقدم الموردون عروضهم ويتفاوضون عليها. بعدها يقارن المشتري العروض ويرسي الطلب على أحدها، فيصدر أمر الشراء في الخطوة نفسها.

ابدأ الآن
نوع الطلب
RFQ (طلب عرض سعر)
اختيار الموردين
3 طرق: اختيار تلقائي من الموردين الموثقين، أو يدوي، أو بحث عالمي
خيارات التوصيل لكل بند في العرض
من 1 إلى 5
المرفقات
PDF وDOC وXLS بحد أقصى 10 MB

المسار من أوله إلى آخره

  1. 01إنشاء طلب عرض سعر
  2. 02الاعتماد الداخلي
  3. 03الإرسال إلى الموردين
  4. 04تقديم العروض
  5. 05التفاوض على جولات
  6. 06مقارنة العروض
  7. 07الترسية
  8. 08إصدار أمر الشراء
01

إنشاء طلب عرض سعر

المشتري: أي مستخدم في شركتك يشمل دوره صلاحية إنشاء طلب عرض سعر

تجد نموذج طلب عرض السعر في ENTEK Corporate ضمن السوق، تحت Submit RFQ. نموذج واحد يضم كل ما يحتاجه المورد ليسعر طلبك، وعلى اليمين ملخص يتغير مع كل حقل تعبئه.

  1. فتح النموذج وإدخال البيانات الأساسية

    يبدأ الطلب بعنوان ووصف. وبجانب كل حقل زر Generate يكتب لك مسودة بالذكاء الاصطناعي، ثم تعدلها كما تريد.

    فتح النموذج وإدخال البيانات الأساسية

  2. إضافة البنود

    تضيف البنود يدويا، أو تختارها من الكتالوج عبر Select products. والبند المختار من الكتالوج يصل إلى الموردين بتفاصيل المنتج كاملة. ويمكنك كذلك بدء الطلب مباشرة من أي منتج في صفحة تصفح المنتجات.

    إضافة البنود

  3. تحديد طريقة اختيار الموردين

    مع الاختيار التلقائي للموردين الموثقين تصل الدعوة إلى كل مورد لديه منتجات في الفئات المطابقة. ومع الاختيار اليدوي تحدد الموردين بنفسك. أما الخيار العالمي فيفتح الطلب لبحث عن موردين من خارج الدليل.

  4. تحديد تفاصيل التوصيل

    تختار التاريخ والوقت المناسبين وفرع التوصيل، ويمكنك إضافة فرع جديد دون مغادرة النموذج. وفي تفضيلات التوصيل تحدد كيف يصل كل بند، فيسعر جميع الموردين الشيء نفسه.

  5. تحديد المشروع والأولوية والموعد النهائي ومسؤولي الاعتماد

    ربط الطلب بمشروع خطوة اختيارية. بعدها تحدد الأولوية (منخفضة أو عالية أو عاجلة) وآخر موعد لتقديم العروض، وتختار من مستخدمي شركتك مسؤولا أو أكثر عن الاعتماد، أو ترسل دعوة لمسؤول اعتماد جديد من داخل النموذج.

  6. إضافة الشروط والمرفقات، ثم إرسال الطلب

    يكتمل الطلب بجهة التواصل والمواصفات وشروط الدفع، والميزانية دون VAT مع عملتها إن أردت، والمرفقات عند الحاجة. وبالضغط على Submit RFQ for Approval يصل الطلب إلى الموردين، ويعتمده مسؤولو الاعتماد داخل شركتك.

نصيحة زر Get AI Suggestions وأزرار Generate تخصم من رصيدك في صفحة AI Tokens ضمن الإعدادات. يصيغ الذكاء الاصطناعي النصوص ويقترح الفئات، وتبقى المراجعة لك قبل الإرسال.

قاعدة الحقول الإلزامية: العنوان، والوصف، والبنود، وتاريخ التوصيل ووقته وفرعه، وآخر موعد للعروض، وجهة التواصل، والمواصفات، وشروط الدفع.

قيد حالي لا تتحقق ENTEK من الموردين الذين يظهرون في البحث العالمي، فشارة التوثيق خاصة بموردي الدليل.

02

اعتماد الطلب داخل شركتك

مسؤول الاعتماد: مستخدم من شركتك محدد اسمه في الطلب

يعتمد مسؤولو الاعتماد كل طلب عرض سعر من صفحة Manage RFQs & Bids. وبما أن الطلب يصل إلى الموردين فور إرساله، فلا تضع فيه أي تفاصيل سرية حتى يصبح جاهزا.

  1. الوصول إلى الطلبات التي تنتظر الاعتماد

    يظهر الطلب المرسل بحالة Pending، ويعرض مؤشر Pending Approval أعلى الصفحة عدد الطلبات التي تنتظر المراجعة. ويمكن عرض الطلبات المعلقة وحدها عبر فلتر الحالة.

    الوصول إلى الطلبات التي تنتظر الاعتماد

  2. المراجعة والاعتماد

    في صفحة الطلب تراجع البنود والميزانية والشروط والموعد النهائي، ثم تعتمده بصفتك مسؤول اعتماد. وإن وجدت خطأ، يمكن تعديل الطلب، بما في ذلك قائمة مسؤولي الاعتماد، أو إلغاؤه.

    المراجعة والاعتماد

  3. الإرسال إلى الموردين

    يصل الطلب ببنوده وتفضيلات التوصيل والمرفقات إلى الموردين المختارين في ENTEK Supplier، وتتحول حالته إلى Sent to suppliers.

قاعدة صلاحيات الأدوار في إدارة المستخدمين هي التي تحدد من ينشئ الطلبات ومن يديرها. ويشترط أن يكون مسؤولو الاعتماد من مستخدمي شركتك.

نصيحة حالات الطلب في اللوحة: Pending وSent to suppliers وApproved وCancelled وExpired. وعند ترسية الطلب يظهر عليه رقم أمر الشراء أيضا.

03

يستلم الموردون الطلب ويقدمون عروضهم

المورد: مستخدم في حساب المورد يشمل دوره صلاحيات طلبات عروض الأسعار

يعمل الموردون في ENTEK Supplier، وهي بوابة مستقلة لها تسجيل دخول خاص. يجدون الطلب في قسم Request Quotation، ويقدمون عليه عرضا منظما.

  1. استلام الإشعار

    يصل إلى المورد المدعو بريد دعوة، وإشعار داخل البوابة بعنوان New RFQ Received ينقله مباشرة إلى تفاصيل الطلب.

  2. الوصول إلى الطلب في قائمة الطلبات

    تتيح لك الفلاتر عرض الطلبات المفتوحة، أو التي تغلق قريبا، أو التي فيها تحديثات جديدة، أو التي في قائمتك المختصرة، أو التي قدمت عليها عروضا، مع التصفية حسب الموقع والفئة. ويظهر على كل طلب عد تنازلي حتى آخر موعد للعروض.

  3. قراءة تفاصيل الطلب

    في صفحة تفاصيل الطلب تجد التاريخ المطلوب وموقع التوصيل والميزانية وشروط الدفع والفئة، وتحتها البنود بمواصفاتها وأي مرفقات أرسلها المشتري.

    قراءة تفاصيل الطلب

  4. تجهيز العرض في ثلاث خطوات

    في الخطوة 1 يسعر المورد كل بند، وفي الخطوة 2 يضيف الشروط التجارية، كالخصومات والدفع ومدة الصلاحية والبنود الإضافية، وفي الخطوة 3 يراجع العرض ويرسله. ويمكن أن يحمل كل بند من 1 إلى 5 خيارات توصيل.

قاعدة لا تظهر الطلبات للمورد حتى تبلغ درجة اكتمال ملفه 60 على الأقل. وتحدد باقته كذلك عدد الطلبات التي يمكنه التقدم لها (10 طلبات في الباقة المجانية).

نصيحة الموردون الذين تتعامل معهم اليوم ينضمون عبر Manage Suppliers ثم Invite Supplier، فرديا أو برفع جماعي.

قيد حالي في بعض شاشات الطلب يظهر المشتري للمورد باسم Buyer بدلا من اسم الشركة.

04

التفاوض على جولات ومقارنة العروض

المشتري: مستخدم المشتريات. المورد: صاحب العرض

تصل العروض إلى لوحة Manage RFQs & Bids لدى المشتري، ويمكن أن يمر كل عرض بعدة جولات تفاوض (iterations) قبل أن تحسم قرارك.

  1. متابعة العروض الواردة

    يظهر على كل طلب في اللوحة آخر عرض وعدد العروض وتاريخ الانتهاء. ويحسب مؤشر Active Bids العروض التي تنتظر قرارك، ومؤشر Expiring Soon الطلبات التي تغلق خلال 3 أيام.

  2. فتح العرض

    تجمع صفحة تفاصيل العرض المورد وفرع التوصيل وملخص الطلب والمنتجات والعرض الحالي والخصومات، مع سجل التفاوض كاملا.

    فتح العرض

  3. قبول الجولة أو تقديم عرض مقابل

    لك أن تقبل الجولة الحالية من المورد أو ترفضها أو ترسل عرضا مقابلا. يرى المورد قرارك في ENTEK Supplier، وبإمكانه تقديم عرض معدل. وتبقى كل جولة محفوظة في السجل لدى الطرفين.

  4. الاتفاق على شروط التوصيل

    شروط التوصيل جزء من التفاوض في مرحلة الطلب أيضا. وإن قدم المورد أكثر من خيار توصيل، تختار منها ما يناسبك.

  5. مقارنة العروض

    عبر Ask AI في اللوحة تقارن عروض أي طلب. يلخص الذكاء الاصطناعي العروض ويقارنها، والقرار يبقى بيدك.

نصيحة لدى المورد سجل زمني Review history لكل جولة، فيعمل الطرفان من السجل نفسه.

قيد حالي خيار التوصيل الذي تختاره لا يظهر حتى الآن في شاشات العرض وأمر الشراء لدى المورد.

قاعدة تظهر المبالغ بعملة كل عرض، ولا تحول ENTEK بين العملات. لذلك قارن العروض المقدمة بالعملة نفسها.

05

ترسية العرض وإصدار أمر الشراء

المشتري: مستخدم مشتريات لديه صلاحية إدارة الطلبات. المورد: صاحب العرض الفائز

الترسية وإصدار أمر الشراء إجراء واحد: ينشأ أمر الشراء على الخادم دفعة واحدة، ثم يظهر لدى المشتري والمورد الفائز.

  1. قبول العرض

    من صفحة تفاصيل العرض تقبل العرض الفائز وتنشئ أمر الشراء. بعدها يظهر رقم الأمر على الطلب في اللوحة، مثل PO #867978.

  2. إبلاغ المورد بفوزه

    يصل إلى المورد الفائز إشعار You won فيه رقم أمر الشراء ورابط View purchase order.

  3. ظهور أمر الشراء لدى المورد

    تعرض القائمة رقم أمر الشراء، والطلب، وتاريخ الإصدار، والإجمالي، وموعد التوصيل المتوقع، وتاريخ انتهاء الصلاحية، والحالة. وتستطيع البحث برقم الأمر أو الطلب، والتصفية حسب الحالة والتاريخ.

    ظهور أمر الشراء لدى المورد

  4. فتح أمر الشراء

    في تفاصيل أمر الشراء: الإجمالي، وموعد التوصيل المتوقع، والصلاحية، والحالة، وشروط الدفع، والخصم، وجهة التواصل للتوصيل، وملاحظة المشتري.

  5. التنفيذ والتتبع

    بعد ذلك يسير أمر الشراء في التنفيذ والتتبع كأي طلب آخر، وتأكيد التسليم يكون برمز الإثبات الخاص بالمشتري. أما الدفع والائتمان فمكانهما قسم المالية.

    التنفيذ والتتبع

قاعدة لا يرسي الذكاء الاصطناعي أي عرض، فالترسية قرار يتخذه دائما مستخدم مخول.

قيد حالي موعد التوصيل المتوقع في كل أمر شراء يستحق المراجعة، فقد ظهر في بعض الأوامر موعد أسبق من تاريخ الإصدار.

06

متابعة كل طلب من الطرفين

المشتري: فريق المشتريات والمديرون. المورد: فريق المبيعات والعروض

لكل من المشتري والمورد شاشة واحدة تبين أين وصل كل طلب.

  1. لوحة المشتري: إدارة الطلبات والعروض

    في الأعلى أربعة مؤشرات: Ready for PO وPending Approval وActive Bids وExpiring Soon. وتحتها تبحث في الطلبات وتصفيها بعرض شبكي أو جدولي.

  2. لوحة المورد: لوحة الطلبات

    تعرض المفاوضات الجارية والعروض المعلقة ونسبة الفوز ومتوسط وقت الرد. وفي الإجراءات العاجلة تجد الطلبات التي توشك على الانتهاء، والطلبات التي تنتظر أول عرض، والطلبات التي وصلتها تحديثات.

    لوحة المورد: لوحة الطلبات

  3. الاستعانة بالمساعد

    في جهة المشتري، يجيب مساعد الذكاء الاصطناعي عن أسئلتك حول طلباتك المفتوحة، ضمن صلاحياتك أنت.

قيد حالي يحسب مؤشر Ready for PO العروض التي رسا عليها الطلب ولم يصدر لها أمر شراء بعد، لذا قد يختلف رقمه عن عدد الطلبات التي يظهر عليها رقم أمر شراء.

قيد حالي متوسط وقت الرد في القطاع، المعروض في لوحة المورد، قيمة مرجعية ثابتة وليس قياسا فعليا.

··

توزيع المهام

الدورالصلاحيات
المالك أو مدير النظام (ENTEK Corporate)ينشئ الطلبات ويديرها، ويعدل مسؤولي الاعتماد، ويلغي الطلبات أو يحذفها، ويرسي العروض ويصدر أوامر الشراء، ويحدد من يملك هذه الصلاحيات غيره.
المدير (ENTEK Corporate)يتولى المشتريات على مستوى الشركة: ينشئ الطلبات ويدير الطلبات والعروض، بحسب ما يمنحه دوره.
المهندس (ENTEK Corporate)ينشئ طلبات عروض الأسعار ويتابع الطلبات. ولا يطلع على الفوترة ولا يدير المستخدمين.
مسؤول الاعتماد (أي مستخدم في الشركة محدد اسمه في الطلب)يراجع الطلب ويعتمده موافقة داخلية باسم الشركة.
دور مخصص (ENTEK Corporate)أي مزيج من الصلاحيات، منها إنشاء الطلبات وإدارتها، يضبط لكل وحدة من صفحة Permission Controls.
مستخدم لدى المورد بصلاحيات الطلبات (ENTEK Supplier)يطلع على الطلبات التي دعي إليها، ويقدم العروض، ويتفاوض على جولات، ويتصفح أوامر الشراء. وتحدد صلاحياته في مصفوفة صلاحيات المورد نفسه.
··

الأسئلة الشائعة

  • هل يرى المورد طلبنا قبل اعتماده؟

    حاليا، نعم. يصل الطلب إلى الموردين فور إرساله، وزر Submit RFQ for Approval يتابع الاعتماد الداخلي في شركتك فقط. لذلك لا تضع أي تفاصيل سرية في الطلب حتى يصبح جاهزا للإرسال.

  • كيف نحدد الموردين الذين يصلهم الطلب؟

    يتيح لك النموذج ثلاث طرق: الاختيار التلقائي للموردين الموثقين (كل مورد لديه منتجات في الفئات المطابقة)، أو الاختيار اليدوي، أو البحث العالمي. ولا تتحقق ENTEK من الموردين القادمين من البحث العالمي.

  • هل يستطيع موردونا الحاليون تقديم عروض؟

    نعم. أرسل لهم دعوة من Manage Suppliers، فرديا أو برفع جماعي، ليقدموا عروضهم من حسابهم في ENTEK Supplier.

  • هل نستطيع التفاوض بعد العرض الأول؟

    نعم. يمر كل عرض بجولات: تقبل أو ترفض أو تقدم عرضا مقابلا، ويعدل المورد عرضه. ويمكن التفاوض على شروط التوصيل في المرحلة نفسها.

  • ماذا يحدث عند ترسية العرض؟

    ينشأ أمر الشراء في الخطوة نفسها، ويظهر رقمه على الطلب في اللوحة. ويصل إلى المورد إشعار You won، فيجد أمر الشراء في قائمة أوامر الشراء لديه.

  • هل يختار الذكاء الاصطناعي المورد الفائز؟

    لا. يصيغ الذكاء الاصطناعي نص الطلب، ويقترح الفئات، ويقارن العروض. أما الاعتماد والترسية فقرار مستخدميك دائما.

المزيد في التشغيل